Как правило, в формат мероприятия входят определенные требования к площадке и формату мероприятия. Выбирать площадку для конференции, рассчитанную на 2-3 часа выступлений и дискуссий, — плохая идея. Для этого лучше всего выбирать зал для лекций аренды в непосредственной близости к офису, крупным транспортным узлам или станции метро. Оно поможет снизить нагрузку на участников мероприятия, а также сделать их путешествие более комфортным. На конференции можно провести несколько дней, но это уже совсем другая история. Транспортная доступность не является определяющим фактором при выборе места проживания. Важно другое: наличие гостиницы, ресторана или столовой и зоны отдыха и неформального общения. Кроме этого, необходимо заранее продумать возможные варианты трансфера. Как правило, предпочтение отдается автобусам и микроавтобусам.
Ключевые особенности выбора конференц-зала для проведения мероприятий
Площадка для проведения конференции или других мероприятий, как правило подходит не так уж сложно, следуя простым правилам.
Вместимость
Этот вопрос является ключевым, какое количество участников конференции необходимо разместить. По количеству людей, которые приходят на конференцию, выбирается площадь конференц-зала. Для этого есть презентация аренды помещения.
Для участников, не превышающих 20 человек, до 50 м2 достаточно, если количество участников превышает данное количество человек, то этого мало.
Если планируется пригласить до 50 человек, то 100м2 необходимость.
Наиболее важное внимание стоит уделить формату рассадки гостей.
- Театр. Оптимальный формат для большого количества слушателей и небольшого количества спикеров в театре театра. На меньшей площади можно разместить больше участников, если нет столов и другой мебели.
- Это могут быть круглые столы, квадратные или прямоугольные. При таком формате переговоров или общения происходит “равный” диалог. В большинстве случаев круглые столы используются для проведения мероприятий дискуссионного характера.
- Переговоры. Форматы для размещения телекоммуникационного оборудования достаточно ширины, чтобы разместить коммуникационные устройства в пространстве перед экраном.
- Выполнение Т-образного размещения. Удобнее всего использовать для планировок и коротких рабочих совещаний, но не рекомендуется проводить заседания совета директоров или главных инвесторов.
Именно он и является определяющим. В первую очередь необходимо учесть такие
факторы: акустика, оборудование, а также питание и транспортная доступность.
